如何從管理制度的角度來約束和規范OA系統

??? OA系統的良好使用,方面需要系統本身通過完善的功能應用來約束和規范,另方面也需要企業從管理制度的角度來約束和規范。OA系統實施完成后,很多企業希望能夠建立個OA系統的管理制度,對OA系統的使用做出明確的說明和規范,確保OA系統的良好運行。
??? 但對于如何建立這個制度,很多企業又感覺無從下手。其實不同企業對OA辦公系統管理制度的制定,差別會很大,博科資訊在此也只能提供些通用性的、常見的問題和建議,各個企業可以根據自己的實際情況來制定。
??? 博科資訊認為,企業在制定OA系統的管理制度時可參考以下七個方面:
??? 1、組織職責。
??? 包括OA系統維護部門的職責明細,這部分需要詳細說明維護部門在OA系統設置、培訓、維護、數據管理、需求管理、賬號管理等方面的工作內容和權限;還包括其他部門/子公司的職責明細,主要指對本部門工作內容的管理規定。
??? 2、文件管理。
??? 文件管理是OA系統應用的重點,所以需要嚴格規范公司收文、發文、通知、公告、審批文件的管理方式,包括文檔格式的規范,以及文檔傳輸、審批、存檔的規范。
??? 3、系統模塊。
??? 規范OA系統各功能模塊的使用對象、使用權限、使用方式、使用流程等內容。尤其是對于工作流這樣的核心應用,更需要做出明確的規范,包括表單、流程、審批方式、審批時限、數據查看等方面。
??? 4、用戶權限。
??? 包括普通員工、部門主管、職能人員、主管導、公司導、OA管理員等各類辦公角色的權限劃分,每個角色在OA系統中的權限是什么要有清晰的規范,包括每個角色能做什么,不能做什么,以及怎么做都要明確。
??? 5、登陸規范。
??? 包括OA系統的上下班登陸時間、考勤時間、賬號管理、密碼設置、登陸方式等問題做出規范。
??? 6、安全保密。
??? 安全保密是OA系統使用過程中的重要內容,所以必須對員工訪問OA系統的電腦、網絡和方式做出嚴格要求,對訪問OA系統中的各項信息、數據進行保密約束。
??? 7、其他方面。
??? 介紹OA系統管理制度和企業其他相關制度的關系,以及在使用OA系統的過程中可能產生的獎勵或處罰辦法。
??? 在實踐中我們發現,OA系統的良好使用,方面需要系統本身通過完善的功能應用來約束和規范,另方面也需要企業從管理制度的角度來約束和規范,這二者缺不可。隨著中國企業對OA系統應用的不斷普及和加深,OA系統的應用體系也日漸成熟起來。

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