企業執行力提升OA項目管理是關鍵

??? 近二十余年來,OA辦公系統以其日益強大的辦公自動化功能越來越受到管理者的青睞,成為國內眾多企業的必備軟件。從第代OA的硬件配置階段到第七代的移動OA, 發展至今,OA辦公系統已經不局限于作為內部溝通或信息發布的平臺,還提供系列強大的功能,如文檔管理自動化、工作流程自動化、行政日常事務處理等。
??? 對于個企業來說,不同的階段對于信息化的需求是不同的。在公司的發展初期,般只要滿足行政辦公管理、文檔管理等初信息化管理需求即可;在公司發展中期,信息化需求逐步擴大到流程規范管理、知識管理。對于上了規模的企業來說,較迫切需要的是個統的企業運營管理平臺,要求OA能夠實現與其他業務系統的集成。這是因為,上了規模的企業每年都會圍繞公司戰略目標制定年度計劃,并把計劃分解到各個部門,甚至是個人;在實際的執行過程中,管理者需要實時地知道每個計劃的落實情況如何,出現了哪些問題或風險。
??? 隨著企業發展壯大,很多企業對于OA的需求也發生了變化。企業導關心的不是辦公自動化,對于辦公室管理也有了些新的需求:OA不應該只是個辦公自動化的平臺,還應該是個運營管理的平臺,可以實時管控辦公人員的工作效率和質量,實現企業業務的精細化管理。
??? 然而,許多管理者逐步發現:傳統的OA雖然能夠實現辦公室辦公的全面自動化,但是卻無法對辦公的效率和質量進行掌控,在方便辦公室人員辦公的同時,往往未能帶來企業真正意義上的效益提升。
??? 管理學大師湯姆。彼得斯說:“所有的白工作都是項目工作”,所以,要管好辦公室的工作效率和質量,則需要有個比OA更精細化、更有力度的項目管理平臺。博科OA+項目管理體化就是讓企業管理層可以實時掌握員工辦公效率和質量,跟蹤策略以及計劃執行情況的新代OA,通過嵌入項目管理軟件,將智力工作量化,轉換成“生產線”的量化管理。總的來說,博科OA+項目管理通過以下三個功能實現對人員辦公時間、成本及質量的管控:
??? 細化工作分解與責任分解。傳統的OA雖然也有計劃/任務管理的功能,但相對比較簡單,通常都是導指派個任務,或者制定個計劃的標準,由下面的人執行,并在執行完成后以郵件的形式在進行上報,只完成了辦公管理中文件流轉的功能,卻無法覆蓋工作執行范疇。而OA+項目管理除了實現辦公自動化外,成功將觸角延生到了策略以及計劃的執行范疇,不支持計劃和任務的審批、通知,通過引入項目管理功能,還能對任務、工作進行劃分、指派以及進度的跟進。在系統上,管理層可在線制定策略以及計劃,并將計劃/策略下發給相關負責人,再由相關負責人在系統上進行計劃的細分,即將個大的計劃分解成若干個小活動,并為每個小活動指定對應的負責人。通過系統的概覽頁面,管理人員即可實時了解每個活動的執行情況,實現對進度管控的同時,能夠根據實際情況及時做出調整,促進項目的落實。
??? 量化工作與成本。博科 OA+項目管理能夠對項目時間以及成本進行管控。先,制定計劃/任務下面的若干個小活動的執行時間和使用資源計劃,包括每個小活動需要多少時間完成、申請多少資源(人力資源、設備、物資等)。其次,在實際執行中若出現逾期或超支的情況,這些數據均會在項目的WBS頁面高亮顯示。管理層只需要通過WBS頁面即可對項目進度目了然,清楚地了解到項目是否按照進度完成,有效監控項目成員的工作效率及資源是否使用過度,實現事中監控和調整。
??? 跟蹤工作進度與質量。OA+項目管理系統是個實時跟進的體化管理工作平臺。對于不同活動負責人更新的信息,系統會實時匯總,并自動關聯相關活動,形成張實時關聯的概覽地圖,清晰的展示項目進度,大地方面管理人員進行執行跟進;
??? 對于執行質量的把控,系統支持可交付成果審批功能。通過對可交付成果進行驗收指標設定以及審核流程的設置等來把控工作的質量,這點區別于傳統OA手工記載完成率,信息更嚴謹真實,工作執行質量更加有保障。
??? 使用OA+項目管理軟件,企業不實現辦公的全面自動化,還有助于管理者加強對員工的管理,實時掌控員工工作的質量和工作效率,真正做到有力度的智能化管理,切實提升企業的運營效率。

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